경력증명서와 재직증명서, 퇴사 전에 꼭 받아야 할 이유

퇴사를 앞두고 이직 준비에 집중하다 보면, 의외로 놓치기 쉬운 중요한 항목이 하나 있습니다. 바로 재직증명서와 경력증명서입니다.

대부분의 직장인들은 “필요하면 나중에 요청하면 되지”라는 생각으로 미루지만, 막상 퇴사한 이후에는 회사와의 연결이 끊기면서 발급 요청이 번거롭거나 거절당하는 경우도 있습니다.

특히 담당자 변경, 회사 폐업, 연락 두절, 서류 포맷 미지원 등의 이유로 꼭 필요할 때 제때 받지 못하는 일이 실제로 많습니다.

 

 

이력서와 포트폴리오를 아무리 잘 준비해도, 공식적으로 증명할 수 있는 서류가 없다면 신뢰도에서 손해를 볼 수 있습니다.

이번 글에서는 ‘경력증명서’와 ‘재직증명서’의 차이부터, 퇴사 전에 꼭 챙겨야 하는 이유, 요청 방법까지 정리해드리겠습니다.

작지만 강력한 이 두 장의 서류가, 당신의 다음 커리어에서 어떤 역할을 하는지 제대로 이해하고, 반드시 챙기시길 바랍니다.

 

재직증명서 vs 경력증명서, 둘은 어떻게 다를까?

많은 분들이 이 두 서류를 헷갈려 하시는데, 실제로는 목적과 활용 시기가 다릅니다.

 

• 재직증명서: 현재 해당 회사에 근무 중임을 증명하는 서류입니다. 주로 대출, 금융, 외부 계약, 병원 진료, 자녀 교육기관 등에 제출하는 용도입니다. 퇴사 이후에는 ‘재직’ 상태가 아니므로 발급이 불가합니다.
• 경력증명서: 해당 회사에서 언제부터 언제까지 어떤 직책으로 근무했는지를 증명하는 서류입니다. 주로 이직 시 제출하거나, 공공기관, 외국계 기업, 프리랜서 계약 등에서 과거 이력을 증명할 때 활용됩니다. 퇴사 후에도 발급은 가능하나, 요청 절차가 까다롭거나 누락이 많을 수 있습니다.

 

즉, 재직증명서는 재직 중일 때만 발급 가능하고, 경력증명서는 퇴사 이후에도 발급은 가능하지만 퇴사 전 요청이 가장 안전합니다.

또한 일부 기업에서는 경력증명서에 직무 내용, 프로젝트, 부서 이동 내역 등을 상세히 기재해주지 않아 미리 양식 조율이 필요한 경우도 있습니다.

 

퇴사 전 챙기지 않으면 겪게 되는 실제 불편들

많은 분들이 퇴사 후 한참 뒤에야 서류가 필요해지는 상황을 맞이하게 됩니다. 대표적인 경우는 다음과 같습니다.

 

• 이직 지원 시 경력 증빙 서류 요구 (특히 공공기관, 외국계 기업)
• 프리랜서 계약 체결 시 “경력 증명” 요청
• 퇴사 이후 실업급여 신청 시 사업장 기록 누락 대응
• 장기 공백 후 재취업 시 “마지막 직장 증명서” 요구

 

이때 회사에 연락해 경력증명서를 요청하면, 담당자가 퇴사했거나, 인사 시스템이 바뀌었거나, 회사가 폐업했거나, 서류 발급 규정이 강화된 경우가 있습니다.

실제로 일부 중소기업, 스타트업은 퇴사자 요청을 부담스러워하며 발급을 미루거나, 간략한 양식만 제공해 제대로 활용하지 못하는 일도 발생합니다.

 

또한 재직증명서는 퇴사 후에는 절대 발급되지 않기 때문에, 대출 심사나 정부 서류 등에 활용할 일이 있다면 퇴사 전에 반드시 받아둬야 합니다.

이런 상황을 미리 예측하고 서류를 챙겨두는 것이 불필요한 스트레스를 피하고, 경력 활용도를 높이는 길입니다.

 

퇴사 전 서류 요청은 어떻게 해야 할까?

퇴사 전 경력증명서와 재직증명서를 요청하는 것은 전혀 민망한 일이 아닙니다. 오히려 합법적이고 자연스러운 권리이자, 인수인계와 함께 진행되는 당연한 절차입니다.

요청할 때는 다음과 같은 방식으로 접근하면 좋습니다:

 

“퇴사 준비하면서 서류 정리를 하고 있습니다.
혹시 경력증명서와 재직증명서 각각 1부씩 발급 가능할까요?
필요한 항목(근무기간, 직무명, 부서명, 담당업무 등)이 포함되었으면 좋겠습니다.
혹시 내부 양식이 없다면, 간단한 샘플을 전달드릴 수도 있습니다 :)”

 

또한 다음 항목이 포함된 경력증명서를 요청하시면 활용도가 훨씬 높습니다:

 

• 성명 및 주민등록번호 앞자리
• 근무 기간 (연/월/일)
• 근무 부서 및 직책
• 담당 직무
• 직인 및 발급일자 포함
• 회사 담당자 서명 또는 직인

 

가능하다면 PDF와 종이 출력본 둘 다 요청해두는 것이 좋으며, 양식에 따라 요청 내용을 수정해 회사와 조율하시는 것도 추천드립니다.

그리고 퇴사 당일이 아니라 최소 3~5일 전에 요청하면 인사팀이나 관리자 입장에서도 부담 없이 처리할 수 있습니다.

 

마무리: 퇴사 준비는 서류 정리까지가 완성입니다

퇴사 후를 준비하는 과정에서 많은 분들이 커리어 방향, 이력서, 자기계발에 집중합니다. 하지만 그런 준비들이 아무리 잘되어 있어도, 공식적인 증명서류 하나 없어서 이직이 지연되거나 신뢰를 잃는 상황이 실제로 존재합니다.

경력은 보여주는 것도 중요하지만, ‘증명 가능한 형태’로 준비해두는 것이 더 중요합니다.

 

퇴사 전에 경력증명서와 재직증명서를 챙겨두는 것만으로도

📌 다음 커리어 이동 시 신뢰도 확보

📌 서류 제출 스트레스 최소화

📌 갑작스러운 상황에서의 대응력 확보

라는 이점을 누릴 수 있습니다.

 

이 글을 읽는 지금이 가장 좋은 타이밍입니다.

오늘 인사팀 혹은 담당자에게 가볍게 메일을 보내보세요.

퇴사의 마무리는 관계 정리와 서류 정리가 함께 이뤄질 때 비로소 완성됩니다.